BUSINESS INSIDER
NEDERLAND
Werken thuis en op kantoor in 2020 en daarna
5 stappen om als ondernemer te zetten tegen productiviteitsverlies
Nederlanders zijn kampioen thuiswerken maar er zijn verbeterpunten voor ergonomie en apparatuur
Waar thuiswerken in veel landen leidde tot paniek, waren de meeste Nederlandse kenniswerkers aardig voorbereid. Voor de huidige crisis was 14,1 procent van werkend Nederland er al aan gewend om niet op kantoor te werken.
Ter vergelijking: in het Verenigd Koninkrijk lag dat aantal op 4,7 procent en in de Verenigde Staten op 3,6 procent. In Bulgarije lag dat aantal op slechts 0,5 procent van de werkende bevolking. De trend van ‘Het Nieuwe Werken’, waarbij je overal op kantoor en daarbuiten werkt met behulp van een laptop, bereidde ons onbewust voor op het huidige verplichte thuiswerken.
Maar zelfs voor de meest ervaren thuiswerkers waren de afgelopen maanden even wennen. Als de pandemie ons iets duidelijk heeft gemaakt, is dat de keukentafel zelden als een ergonomische werkplek kan dienen en dat een stapel boeken onder je laptop niet hetzelfde is als het grote scherm waar je op kantoor op kan werken. Niet voor niets zagen fysiotherapeuten bij het heropenen van hun praktijk een toename in RSI-klachten, zo bleek uit een rondgang van RTL Nieuws. De vraag die misschien dus ook in jouw organisatie speelt: hoe schep je in 2020 en daarna de juiste randvoorwaarden om je medewerkers te laten floreren? En welke apparatuur is ervoor nodig om je collega’s optimaal te laten presteren terwijl ze thuis, op kantoor of onderweg zijn? Dit stappenplan helpt je op weg.
De eerste maanden van het thuiswerken werd er geroeid met de riemen die er waren. Thuiswerken aan een te lage keukentafel? Niet het comfortabele verstelbare bureau en het grote scherm van kantoor? Werkgever en werknemer waren coulant en begrepen dat niemand op deze onzekere tijden voorbereid was. In september zou het voorbij zijn.
Laptop
De ene keer zit je medewerker op de bank, het volgende moment achter een bureau of samen met het gezin in de keuken. Thuiswerken draait helemaal om flexibiliteit. Om aan die flexibele behoeftes van medewerkers te voldoen, is een laptop essentieel.
Het is daarbij niet van belang de allernieuwste apparatuur aan te schaffen, maar het is zeker niet iets om op te besparen. De laptop is tijdens het werken op afstand het belangrijkste dat je medewerker nodig heeft: geen laptop is geen werk. Met een verouderde laptop is de kans groter dat deze kapotgaat of gehackt wordt.
Afgezien van de technische voordelen van een goed uitgeruste laptop, geeft het ook een signaal van waardering en vertrouwen af naar je medewerker. En gaat je medewerker op bezoek bij een klant, dan staat een nieuwe laptop wel zo netjes.
Beeldscherm
De hele dag naar het kleine scherm van een laptop kijken, zorgt ervoor dat je ogen eerder vermoeid raken. Dat vertaalt zich weer in slechtere concentratie en dus minder productiviteit. Ook is de kans groot dat de laptop niet op ooghoogte staat, waardoor je medewerkers nekklachten kunnen ontwikkelen. Een extra monitor zorgt ervoor dat medewerkers sneller kunnen werken. En ’s avonds toch nog even je laptop openklappen? Dan is een scherm dat blauw licht kan beperken aan te raden. Daardoor val je daarna alsnog sneller in slaap. Let er bij een scherm niet alleen op dat deze groot genoeg is (zo’n 24 inch is voor de meeste beroepen geschikt), maar ook dat medewerkers het in hoogte kunnen verstellen of kunnen kantelen. Op die manier kunnen ze het scherm zo instellen dat het voor hen ideaal is. Nu alleen nog een muis en een goed toetsenbord en je medewerker kan aan de slag.
Pas je kosten aan op 4 flexibele werkplekken
Als organisatie heb je waarschijnlijk duidelijk voor ogen welke kosten bepaalde afdelingen ieder jaar maken. Doordat werknemers nu vaak thuiswerken, zijn sommige kostenposten ineens niet meer logisch. Lunch op kantoor of een borrel op vrijdagmiddag? Niet meer nodig. Een groot kantoor? Met de helft kom je misschien ook wel uit.
Ook de budgetten van afdelingen kunnen behoorlijk verschuiven. IT, toch vaak gezien als een randzaak, blijkt tijdens het thuiswerken ineens hoofdzaak geworden. ledere beslissing heeft immers bijna een IT-component in zich. Moet er meer geld vrijgemaakt worden voor laptops en beeldschermen in plaats van vaste werkplekken? Of besteed je dat liever aan digitale veiligheid of een abonnement zodat men digitaal kan communiceren op afstand?
Om de motivatie en productiviteit hoog te houden, is het goed om na te denken welke uitgaven je moet doen om medewerkers voor de lange termijn te ondersteunen. Ga daarbij na waar je medewerkers behoefte aan hebben en hoe jij daar als werkgever aan bij kan dragen. Zowel thuis als op kantoor – voor de keren dat mensen daar wel komen.
Richt je kantoor in voor samenwerken op afstand
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat medewerkers ook na de coronacrisis graag thuis willen blijven werken. Met het oog daarop is het goed om je kantoor nu al zo in te richten dat verschillende werkvormen mogelijk zijn.
Bedenk welke functie je kantoor gaat vervullen en richt daar de ruimtes naar in. Waar komen mensen nog voor naar kantoor en welke apparatuur is daarbij nodig? Brainstorms blijken nog steeds het handigst als je met elkaar in dezelfde ruimte bent, maar ook sommige vergaderingen zijn het best face to face te voeren.
De technische apparatuur moet bovendien berust zijn op een combinatie van thuiswerkers en kantoormensen. Maak bijvoorbeeld verschillende ruimtes op kantoor waarin kleine of middelgrote groepen kunnen samenwerken en videobellen. Zorg voor een logische video-opstelling, waardoor iedereen in de ruimte goed zichtbaar is. Geeft iemand een presentatie terwijl sommige collega’s op afstand zitten? Zorg dan dat de presentatie ook voor hen goed te zien is, door middel van bijvoorbeeld een beamer of een scherm dat makkelijk online te delen is.
