Een zakelijke administratie opzetten is een belangrijk onderdeel van ondernemerschap. Waarom moet je een administratie of boekhouding opzetten? Hoe doe je dat en wat zijn de eisen van de Belastingdienst? Gebruik dit stappenplan.

Administratie opzetten: waarom?

Je bent verplicht een zakelijke administratie bij te houden. De Belastingdienst kan namelijk een controle uitvoeren en dan moet je kunnen bewijzen dat je cijfers kloppen. Is dat niet het geval of heb je gegevens niet lang genoeg bewaard? Dan kun je een flinke naheffing en een boete krijgen. Je moet dus een zakelijke administratie opzetten en bijhouden.

Voordelen administratie opzetten

Een goede zakelijke administratie heeft veel voordelen. Je hebt daarmee sneller inzicht in de gezondheid van je bedrijf. Als je netjes je inkomsten, uitgaven en winst op een rijtje hebt, dan kun je in één oogopslag zien hoe het met je geldstromen gaat.

Op basis van je actuele cijfers kun je betere beslissingen nemen. Het helpt je bijvoorbeeld bij het maken van facturen, begrotingen en bij het indienen van je belastingaangifte.

Daarnaast geeft een goed geordende boekhouding je ook rust. Daardoor kun jij gefocust blijven op het runnen van je bedrijf.

Administratie zzp opzetten

Ook als je zzp’er bent is het belangrijk een goede administratie op te zetten. Zeker als je ondernemer bent voor de omzetbelasting (btw-aangifte) en/of de inkomstenbelasting. Je hebt dan de plicht bepaalde gegevens te bewaren. Van bonnetjes tot een eigen urenregistratie.

Om voor aftrekposten in aanmerking te komen moet je kunnen bewijzen dat je bepaalde uitgaven hebt gedaan of een bepaald aantal uren hebt besteed aan je onderneming. In het stappenplan hieronder kun je zien wat er precies nodig is.

Tip: Bewaar ook alle bonnetjes en rekeningen van je uitgaven vóór de start van je bedrijf. Die kosten mag je namelijk ook aftrekken bij je eerste belastingaangifte.

Boekhouding opzetten in 4 stappen

Je financiële administratie wordt ook wel boekhouding genoemd. Hoe kun je een goede boekhouding opzetten? Volg deze vier stappen:

1. Aanmelden bij instanties (basisgegevens)

Waarschijnlijk heb je je bedrijf al ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Verder moet je een btw-identificatienummer (btw-id) en een omzetbelastingnummer (ob-nummer) aanvragen bij de Belastingdienst en een zakelijke bankrekening openen bij een bank naar keuze. Je KvK-nummer, btw-id en bankrekeningnummer (IBAN) zijn belangrijke basisgegevens voor je zakelijke administratie. Je hebt ze bijvoorbeeld nodig bij het maken van facturen.

2. Urenregistratie opzetten

Het bijhouden van je uren is een belangrijk onderdeel van je zakelijke administratie. Je moet in ieder geval bijhouden hoeveel uren je hebt besteedt aan je onderneming. Dit is bijvoorbeeld nodig om te profiteren van bepaalde aftrekposten. Zo geldt er vaak een urencriterium van 1225 uren per jaar. Houd bij waaraan je de uren precies hebt besteedt. Je kunt dit zelf noteren in een agenda of bijhouden in een systeem voor urenregistratie. De Belastingdienst kan dit bij twijfel controleren.

3. Boekhouding opzetten

Nu kun je overgaan tot het opzetten van de financiële boekhouding. Je moet de volgende zaken apart van elkaar bewaren:

• Verkoopfacturen/debetfacturen
• Inkoopfacturen/creditfacturen
• (Kassa)bonnen
• Bankafschriften
• Offertes/contracten/overeenkomsten
• Reiskosten (tankbonnetjes, treinkaartjes, etc)
• Belastingaanslagen (gesplitst in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
• Personeelsadministratie
• Rittenregistratie

Tip: Zorg dat je administratie overzichtelijk is. Bekijk 5 tips voor een slimme boekhouding.

4. Administratie bewaren

De administratie van je eigen bedrijf moet voor de Belastingdienst makkelijk te controleren zijn. Ook geldt er een wettelijke bewaarplicht van in ieder geval 7 en soms zelfs 10 jaar. Dit moet je allemaal op een rijtje hebben en in ieder geval 7 jaar bewaren:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie waaronder ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, de kasadministratie en kassabonnen
• De loonadministratie
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en dergelijke
• Agenda’s en overzichten van afspraken

Berg die gegevens goed op. Het kan gebeuren dat de Belastingdienst langs wil komen om alles te checken. Gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar bewaren.

Lees hier meer over de eisen aan jouw boekhouding 

Boekhouding opzetten: digitaal of op papier?

Bij het opzetten van je boekhouding moet je een belangrijke keuze maken. Ga je alles digitaal bewaren of (deels) op papier? Een digitale boekhouding heeft veel voordelen. Je kunt gegevens bijvoorbeeld online archiveren via een boekhoudpakket en inzien vanaf iedere locatie. Net wat je prettig vindt, voor de Belastingdienst maakt het niet uit.

Online boekhouding

Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, worden veel verplichte gegevens automatisch opgeslagen. Je kunt het programma koppelen aan je zakelijke bankrekening, waardoor financiële gegevens automatisch worden ingevoerd. Al je geldstromen, facturen en rekeningen zitten in het programma en zijn opgeslagen in de cloud en zijn daar veilig.

Het bewaren van je financiële gegevens mag sinds 2009 volledig digitaal. Facturen, rekeningen en bonnetjes hoeven dus niet meer op papier bewaard te worden. Zorg wel dat je van papieren bonnetjes een goede scan of foto maakt waarop de echtheidskenmerken duidelijk te zien zijn.

Met een (online) boekhoudprogramma kun je ook eenvoudig overzichten maken van je inkomsten- en uitgaven. Zo kun je snel een winst- en verliesrekening maken, een balans opstellen en een jaarrekening maken.

Tip: Lees meer over de basis van boekhouden

Administratie opzetten: zelf doen of uitbesteden?

Het opzetten en bijhouden van je administratie is niet eenvoudig. Je kunt ervoor kiezen om dit volledig zelf te doen of de hulp in te schakelen van een expert. Een administratiekantoor, een boekhouder of een accountant kan je de ondersteuning bieden die je nodig hebt.

Besparen door goede boekhouding

Veel ondernemers kiezen ervoor om zelf alle gegevens in te voeren in hun online boekhouding. Vaak wordt voor controle of advies een boekhouder of accountant gevraagd. Zo’n expert kan je bijvoorbeeld tips geven over het benutten van aftrekposten, gunstige fiscale regelingen of het juiste moment om te investeren. Vooral de eerste jaren heb je recht op extra aftrekposten en andere voordelen. Een goede boekhouder of accountant kan je helpen om veel geld te besparen, waardoor hij zichzelf ook weer terugverdient.

Tip: Ontdek of het voor jou slim is je administratie (deels) uit handen te geven. Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?